Trendyol Siparişlerimi Nasıl Yönetirim?

Trendyol'a bağlandınız, ürünlerinizi gönderdiniz. Şimdi satışlar gelmeye başladı. İyi haber: siparişleri tek tek girmenize, kopyalamanıza gerek yok. Trendyol'da bir sipariş oluştuğu anda Ventegre'ye düşer. Senin yapman gereken tek şey, sırasıyla işlemleri tamamlamak.

Bu yazıda: siparişler nerede durur, hangi statü ne demek, sıradan bir siparişi baştan sona nasıl götürürsün, faturayı nasıl kesersin, müşteri iade edince ne olur.

Siparişler Nerede?

Üst menüden Siparişler'e tıkla. Karşına tek tablo çıkar: Trendyol, Hepsiburada, N11, PTT AVM, Pazarama — tüm pazaryerlerinden gelen siparişler aynı listede. Kanal sütunundan hangi pazaryerinden geldiğini görebilirsin; istersen filtre ile sadece Trendyol'u da görebilirsin.

Sayfanın üstünde 7 sekme var: Tümü, Yeni, Paketlendi, Kargoda, Teslim Edildi, Teslim Edilemedi, İptal / İade. Her sekmenin yanında kaç sipariş olduğu yazar. Üstte ayrıca Bugün gelen, Son 30 gün, Ciro bilgisi tek satır halinde görünür.

Hangi siparişle ilgileneceğini bulmak için kanal filtresini "Trendyol" yap, sonra duruma göre sekmeye geç.

Sipariş Ne Zaman Gelir?

Trendyol'da bir sipariş oluştuğu anda Ventegre'ye anlık olarak düşer. Ek olarak Ventegre her dakika Trendyol'u kontrol eder; anlık bildirim bir şekilde kaçırsa bile sipariş yine de gelir. Yani "bir saat sonra mı gelir, yarın mı?" diye merak etme — genelde saniyeler içinde.

Üst menünün sağ üstündeki bildirim çanına bakarsan yeni satışları görebilirsin: "Trendyol'da satildi", yanında stok durumu.

Sipariş Gelince Otomatik Olan Şeyler

Sen hiçbir şeye dokunmadan arka planda şunlar olur:

• Stok anlık düşer. Trendyol'da bir ürün satıldığında Ventegre'deki stoğundan düşülür. Aynı ürünü Hepsiburada veya N11'de de satıyorsan, orada da stoğun düşer. Yani aynı ürün iki kez satılma riski yok.
• Sipariş statüsü "Yeni" olarak gelir. Senin aksiyon bekler.
• Müşteri ve adres bilgileri gelir. Kargo firması da Trendyol tarafından atanmış durumdadır.

Eğer müşteri iptal ederse, Trendyol'dan "iptal" veya "tedarik edilemedi" sinyali gelirse stok geri eklenir. Yani stok bozulmadan kalır.

Statüler Ne Demek?

Siparişin üstünde renkli bir etiket görürsün. Anlamları:

Sıradan bir sipariş şu akışla ilerler: Yeni → Toplanıyor → Faturalandı → Kargoda → Teslim Edildi.

Yeni Sipariş Geldi, Sırayla Ne Yapacağım?

Siparise tıkla (satırın herhangi bir yerine). Sağda büyük bir pencere açılır. Üstte zaman çizelgesi (sipariş alındı → paketlendi → kargoya verildi → teslim edildi), altta müşteri adresi, kargo bilgisi, ürünler, tutar.

Sağ tarafta "Trendyol Sipariş İşlemleri" başlıklı bir kart var. Burada sırayla şunları yaparsın:

1. Toplanmaya Başla

Ürünleri rafa kaldır, paketlemeye hazırla. Sonra "Toplanmaya Başla" butonuna bas. Trendyol'a "siparişi onaylıyorum, hazırlığına başladım" demiş olursun. Sipariş Toplanıyor statüsüne geçer.

2. Fatura Kes

Paraşüt entegrasyonun varsa "Paraşüt'e Fatura Kes" butonuna basıp faturanı kesersin. Yoksa kendi e-fatura programında (Logo, Mikro vb.) faturayı kesersin.

Sonra Trendyol'a fatura bilgisini iki yoldan biriyle gönderirsin:

• "Fatura Linki Gönder" → Faturanın PDF linkini (kalıcı bir URL olmalı) yapıştırırsın.
• "Fatura Dosyası Yükle" → Fatura PDF'ini (veya JPEG/PNG) yüklersin. Mikro ihracat siparişleri için bu yol kullanılır.

İkisinden birini yapınca sipariş Faturalandı statüsüne geçer.

3. Kargoya Ver

Trendyol kargo firmasını kendisi atar (Yurtiçi, Aras, Sürat, Horoz, PTT, Trendyol Express vs.). Kargo firması seni uygun görmüyorsa "Kargo Değiştir" butonundan değiştirebilirsin (5 dakikada 1 kez).

Kargo etiketi lazımsa "Ortak Etiket İste" (TEX/Aras "Trendyol öder" türü) ya da "Etiketi İndir" (ZPL formatında, barkod yazıcı için). Kargo firması kargo takip numarasını oluşturunca sipariş Kargoda statüsüne geçer.

Müşteri teslim alınca Teslim Edildi olur. Burada senin bir şey yapmana gerek yok.

Fatura İşleri — Özet

Trendyol iki tip fatura bilgisi kabul eder:

1. Fatura linki (PDF URL) — Fatura Linki Gönder butonu
2. Fatura dosyası (PDF/JPEG/PNG, max 10 MB) — Fatura Dosyası Yükle butonu

Paraşüt kullanıyorsan, Paraşüt'e Fatura Kes butonu faturayı Paraşüt'te hazırlar. Sonra Paraşüt'ten aldığın PDF linkini Trendyol'a gönderebilirsin.

Not: Diğer e-fatura programları (Logo, Mikro, Uyumsoft vb.) kullanıyorsan, faturayı kendi programında kesip PDF'ini Trendyol'a yüklemen gerekir. Ventegre şu anda Paraşüt ile otomatik konuşur.

Hatalı fatura gönderdiysen "Fatura Kaydını Sil" ile (yalnızca admin yetkisiyle) silebilir, yenisini yükleyebilirsin.

Müşteri İade Edince Ne Olur?

Trendyol'da müşteri iade başlattığında, bu durum Ventegre'ye İade statüsünde yansır. Ama dikkat: iade paketinin depoya ulaşması lazım. Ulaştığında "Onay bekliyor" durumuna geçer.

İade onaylama/red yalnızca admin yetkisiyle yapılır. İadeyi onaylayabilir, red talebi oluşturabilirsin (dosya yükleyerek). Stok, iade paketi gerçekten geri geldikçe otomatik eklenir; senin manuel stok girmene gerek yok.

Tüm iadeleri tek yerden görmek için sipariş detayındaki "Talebi Yönet" linkine tıkla; iade sayfasına gidersin.

Siparişi İptal Etmek İstiyorum (Tedarik Edemedim)

Trendyol'da "siparişi tamamen iptal et" diye bir şey yok. Onun yerine "Tedarik Edemedim" butonu vardır. Bunun anlamı: "Bu ürünü gönderemeyeceğim."

Butona basınca hangi kalemleri gönderemeyeceğini ve bir sebep seçersin:

• 500 Stok tükendi
• 501 Kusurlu/Defolu/Bozuk Ürün
• 502 Hatalı Fiyat
• 504 Entegrasyon Hatası
• 505 Toplu Alım
• 506 Mücbir Sebep

Trendyol bu kalemleri iptal eder. Stok, iptal işlemi Trendyol'dan onaylanınca otomatik geri eklenir.

Not: Bu işlem yalnızca admin yetkisiyle yapılır. Çünkü geri alınamaz.

Diğer İşlemler (Az Kullanılan Ama İşe Yarayanlar)

• "Paketi Böl": 2+ kalem veya adet varsa, siparişi birden fazla pakete bölebilirsin (4 farklı modla).
• "Desi/Koli Bildir": Horoz veya CEVA kargo için koli adedi ve desi girmen gerekir.
• "İşçilik Bedeli Gir": Kuyum, sarrafiye, takı ürünleri için kalem başına işçilik bedeli girilebilir. Sipariş teslim olana kadar güncellenebilir.
• "Alternatif Teslimat": Kendi kargonla, kuryenle veya dijital ürün koduyla göndereceksen buradan bildirirsin. Sipariş Kargoda statüsüne geçer.
• "Yetkili Servise Teslim": Horoz Lojistik için.
• "Sevkiyat Deposu": Yalnızca Trendyol Express siparişlerde.

Sıkça Sorulan Sorular

---

Trendyol sipariş yönetimi özetle: sipariş otomatik gelir, stok otomatik düşer; sen sırayla "Toplanmaya Başla" → "Fatura Kes/Gönder" → "Kargoya Ver" adımlarını tamamlarsın. Gerisini Trendyol halleder. Sabır isteyen tek kısım kargo ve teslimat süresi.

Sonraki adım: satışlar artıp diğer pazaryerlerine (Hepsiburada, N11) genişlemek istediğinde Ventegre'nin çok kanallı yönetimi nasıl kolaylaştırdığını öğrenmek. Onu da blogda anlatıyor olacağız.