Hepsiburada Siparişlerimi Nasıl Yönetirim?

Hepsiburada'ya bağlandınız, ürünlerinizi gönderdiniz. Şimdi satışlar gelmeye başladı. İyi haber: Hepsiburada'da bir sipariş oluştuğu anda Ventegre'ye düşer. Senin yapman gereken tek şey, sırasıyla işlemleri tamamlamak.

Bu yazıda: siparişler nerede durur, hangi statü ne demek, sıradan bir siparişi baştan sona nasıl götürürsün, faturayı nasıl kesersin, müşteri iade edince ne olur. Hepsiburada'nın kendine has kuralları var (termin, toplu aksiyon, komisyon), onlara da değineceğim.

Siparişler Nerede?

Üst menüden Siparişler'e tıkla. Karşına tek tablo çıkar: Trendyol, Hepsiburada, N11, PTT AVM, Pazarama — tüm pazaryerlerinden gelen siparişler aynı listede. Kanal sütunundan hangi pazaryerinden geldiğini görebilirsin; istersen filtre ile sadece Hepsiburada'yı da görebilirsin.

Sayfanın üstünde 7 sekme var: Tümü, Yeni, Paketlendi, Kargoda, Teslim Edildi, Teslim Edilemedi, İptal / İade. Her sekmenin yanında kaç sipariş olduğu yazar. Üstte ayrıca Bugün gelen, Son 30 gün, Ciro bilgisi tek satır halinde görünür.

Hangi siparişle ilgileneceğini bulmak için kanal filtresini "Hepsiburada" yap, sonra duruma göre sekmeye geç.

Sipariş Ne Zaman Gelir?

Hepsiburada'da müşteri sipariş verince önce Hepsiburada ödemeyi onaylar. Ödemesi onaylanmış siparişler Ventegre'ye düşer. Ventegre her dakika Hepsiburada'yı kontrol eder; ayrıca Hepsiburada anlık bildirim de gönderir. Yani bir sipariş oluştuğunda genelde birkaç saniye içinde Ventegre listesine gelir.

Üst menünün sağ üstündeki bildirim çanına bakarsan yeni satışları görebilirsin.

"Ödeme Bekleyen" Siparişler (Hepsiburada'ya Özel)

Hepsiburada'da bazen sipariş oluşur ama ödeme henüz onaylanmaz. Bu siparişler Ventegre'ye düşmez — ana listede görünmezler. Ama üstteki "Ödeme bekleyen: X" butonuna basarsan ayrı bir pencerede görebilirsin.

Önemli: Bu "Ödeme Bekleyen" penceresi salt okunur. Bir aksiyon yapamazsın. Hepsiburada ödemeyi onaylayınca sipariş otomatik olarak ana listeye düşer. Sadece bekle.

Sipariş Gelince Otomatik Olan Şeyler

Sen hiçbir şeye dokunmadan arka planda şunlar olur:

• Stok anlık düşer. Hepsiburada'da bir ürün satıldığında Ventegre'deki stoğundan düşülür. Aynı ürünü Trendyol veya N11'de de satıyorsan, orada da stoğun düşer. Yani aynı ürün iki kez satılma riski yok.
• Sipariş statüsü "Yeni" olarak gelir. Senin aksiyon bekler.
• Müşteri ve adres bilgileri gelir. Kargo firması da Hepsiburada tarafından atanmış durumdadır.
• Komisyon bilgisi gelir. Her kalemde Hepsiburada'nın kestiği komisyon tutarı ve oranı yazar.

Eğer müşteri iptal ederse veya ürün tedarik edilemezse, stok geri eklenir.

Statüler Ne Demek?

Siparişin üstünde renkli bir etiket görürsün. Anlamları:

Sıradan bir sipariş şu akışla ilerler: Yeni → Paketlendi → Kargoda → Teslim Edildi.

Hepsiburada ile Trendyol arasındaki fark: Trendyol'da "Toplanıyor" ve "Faturalandı" gibi ek statüler var. Hepsiburada'da bunlar yok. Hepsiburada akışı daha sade: Yeni → Paketlendi → Kargoda → Teslim Edildi.

Termin Takibi (Hepsiburada'ya Özel)

İşte Hepsiburada'nın Trendyol'dan en önemli farkı: termin. Her Hepsiburada siparişinin bir "son kargoya verme tarihi" vardır. Bu tarihi kaçırırsan Hepsiburada'dan ceza yersin.

Ventegre bu termini üç yerde gösterir:

1. Üst uyarı bandı (Hepsiburada siparişlerinde):

   • "Kargo termini geçti: X sipariş" (kırmızı) — bu siparişlerde gecikme var, hemen kargola
   • "6 saat içinde kargolanmalı: X" (turuncu) — termin yaklaşıyor
   • "(Bugün son: X)" — bugün termini dolacak siparişler

2. Sipariş satırında (Yeni/Paketlendi durumunda):

   • "GECİKTİ — X saat gecikti" veya "GECİKTİ — X gün gecikti" (kırmızı)
   • "Termin: X saat Y dk kaldı" veya "Termin: X gün Y saat kaldı" (turuncu/sarı)

3. Sipariş detayında: Zaman çizelgesinin altında "Kargoya son teslim: [tarih]" ve "TERMİN GEÇTİ" veya "Kalan süre: X" yazar.

İpucu: Termininden önce "Paketlendi" durumuna getirirsen (Paketi Hazırla veya Paketle butonuyla) termin tamamlanmış sayılır ve ceza riski kalkar. Yani gecikme uyarısı gördüğünde önce paketle, sonra kargoya ver.

Yeni Sipariş Geldi, Sırayla Ne Yapacağım?

Siparişe tıkla (satırın herhangi bir yerine). Sağda büyük bir pencere açılır. Üstte zaman çizelgesi (Sipariş alındı → Paketlendi → Kargoya verildi → Müşteriye teslim), altta müşteri adresi, kargo bilgisi, ürünler, tutar.

1. Paketi Hazırla

Ürün tablosunda her "Açık" (Open) kalem var, sağında "Paketi Hazırla" butonu çıkar. Tıklayınca Hepsiburada'ya "bu kalemi paketliyorum" bildirimi gider, bir paket numarası ve kargo barkodu oluşturulur. Sipariş Paketlendi statüsüne geçer.

İpucu — Paketleme stok düşürmez. Paketi Hazırla butonu stoğa dokunmaz. Stok, sipariş geldiği an (CreateOrder) zaten düşmüştür. Paketleme sadece paket numarası oluşturur.

2. Fatura Linki Gönder

Hepsiburada fatura bilgisini ister. Paraşüt entegrasyonun varsa "Paraşüt'e Fatura Kes" butonuna basıp faturanı kesersin. Yoksa kendi e-fatura programında (Paraşüt, Logo, Mikro vb.) faturayı kesersin.

Sonra "Fatura Linki Gönder" butonuna basıp faturanın PDF linkini yapıştırırsın. Hepsiburada'ya iletilir, "Faturası gönderildi" rozeti yeşile döner. Göndermezsen "Faturası yüklenmemiş" kırmızı rozeti kalır — bu durumda Hepsiburada seni uyarır.

3. Kargo Etiketi

Kargo barkodu kartında "Etiketi Yazdır" butonu var. Tıklayınca kargo etiketini PDF olarak açar (HepsiJet ve Aras Kargo destekler). Çıktını alıp pakete yapıştır.

Kargo firmasını değiştirmek istersen "Kargo Firmasını Değiştir" butonuyla seçebilirsin. Paketi yanlış paketlediysen "Paketi Boz" ile sıfırlayabilirsin (Packaged statüsündeyken).

4. Kargoya Verme

Standart kargo (Mağaza Hesabı değil) ile gönderiyorsan, kargo firması paketi teslim alınca sipariş otomatik olarak Kargoda statüsüne geçer. Manuel bir şey yapmana gerek yok.

Müşteri teslim alınca Teslim Edildi olur. Burada senin bir şey yapmana gerek yok.

Toplu İşlemler (Hepsiburada'ya Özel)

İşte Trendyol'da olmayan ama Hepsiburada'da olan güçlü bir özellik. Birden fazla Hepsiburada siparişini aynı anda işleyebilirsin.

Sipariş listesindeki kutuları işaretle (yalnızca Hepsiburada + Yeni veya Paketlendi durumundaki siparişler seçilebilir). Üstte sarı bir çubuk çıkar:

• "X sipariş seçildi"
• Yeni siparişler seçtiysen: "Paketle (X)" butonu
• Paketlenmiş siparişler seçtiysen:
  • "Etiket Yazdır (X)" — tüm etiketleri tek seferde indir
  • "Kargola (X)" — hepsini "kargoya verildi" işaretle
  • "Kargo Firması Değiştir (X)" — hepsinde tek kargo firması seç

Onay penceresi gelir, "Paketle" veya "Kargola" diyerek ilerlersin. Bir seferde en fazla 25 sipariş paketlenebilir.

Not: Toplu işlem yalnızca Hepsiburada'da var. Trendyol, N11 ve diğer kanallarda her siparişi tek tek işlersin.

Mağaza Hesabı Kargo (Hepsiburada'ya Özel)

Bazen Hepsiburada kargo firması olarak "Mağaza Hesabı" atar. Bu, kendi kuryenle veya kendi anlaşmalı kargonla göndereceğin anlamına gelir. Bu durumda standart kargo akışı çalışmaz; durumu kendin güncellersin.

Sipariş detayında "Teslimat Durumu (Mağaza Hesabı)" başlıklı bir kart çıkar:

• Paketlendi durumunda: "Kargoya Ver" butonu (kargoya verince bas)
• Kargoda durumunda: "Teslim Edildi" (müşteri teslim alınca) veya "Teslim Edilemedi" (depoya dönerse)

Altında bilgi metni yazar: "Kendi kuryenizle/dijital teslimatta durumu buradan güncelleyebilirsiniz."

Standart kargo (Mağaza Hesabı değil) ile gönderiyorsan bu kart görünmez; kargo firması otomatik bildirir.

Komisyon ve Kâr (Hepsiburada'ya Özel)

Hepsiburada her kalemde komisyon keser. Ventegre bunu iki yerde gösterir:

1. Ürün tablosunda "Komisyon" sütunu: Her kalemin yanında komisyon tutarı (örn. "12.50 ₺") ve altında oran (örn. "%15") yazar.

2. Kâr Özeti kartı: Sipariş detayının altında, sarı sol border'lı bir kart. İçinde:

   • Brüt tutar: Toplam satış tutarı
   • Pazaryeri komisyonu: Hepsiburada'nın kestiği (kırmızı, eksi işaretli)
   • Net hak ediş: Cebine kalan (yeşil, kalın)

Kampanyalı siparişler: Hepsiburada bazen kampanya düzenler ve satıcıdan belirli bir tutarda fatura kesmesini ister. Bu durumda kalemde "HB kampanyalı · Faturayı X ₺ üzerinden kes" rozeti çıkar. Bu rozet varsa, faturayı bu tutardan kesmelisin — yoksa vergi cezası riski oluşur.

Ödeme Vadesi (Hepsiburada'ya Özel)

Hepsiburada parayı hemen ödemez. Her siparişin bir ödeme vadesi vardır (genelde birkaç gün sonra).

Sipariş detayında, zaman çizelgesinin altında:

• "Ödeme vadesi: ~X gün sonra"
• "Tahmini ödeme: [tarih]"

Buradan paranın ne zaman hesabına düşeceğini görebilirsin.

Müşteri İade Edince Ne Olur?

Hepsiburada'da müşteri iade başlattığında, bu durum Ventegre'ye İade statüsünde yansır. Ventegre her dakika iadeleri kontrol eder.

İade onaylama/red yalnızca admin yetkisiyle yapılır. İade paketi depoya ulaştığında "Onay bekliyor" durumuna geçer. Sipariş detayındaki "Talebi Yönet" linkinden iade sayfasına gidersin. Orada iadeyi onaylayabilir veya red talebi oluşturabilirsin.

Reddetmek için bir sebep seçmen gerekir:

• "İade edilen ürün siparişteki ürün değil"
• "İade edilen ürün kusurlu/hasarlı"
• "İade edilen ürünün adedi eksik"
• "Ürün kullanılmış / aksesuar eksik"
• "Paket boş"

Stok, iade paketi gerçekten geri geldikçe otomatik eklenir; senin manuel stok girmene gerek yok.

Siparişi İptal Etmek İstiyorum (Ceza Riski!)

Hepsiburada'da bir kalemi iptal edebilirsin. Ürün tablosunda "İptal Et" butonuna basınca bir pencere açılır. Bu pencerede çok önemli bir uyarı var:

Dikkat — iptal cezası riski

Hepsiburada kurallarına göre siparişi iptal ederseniz: ürünün başka satıcısı varsa sipariş ona aktarılır ve aradaki fiyat farkı + sözleşmenizdeki ceza tutarı size fatura edilir. Alternatif satıcı yoksa sözleşmedeki ceza faturası yansıtılır ve ürün satışa kilitlenir.

Bu yüzden iptal etmeden önce uyarıyı okuyup "Ceza riskini okudum ve kabul ediyorum, bu kalemi iptal etmek istiyorum" kutusunu işaretlemen zorunlu. Sonra "Evet, İptal Et" butonu aktif olur.

İptal = anında stok iade. İptal ettiğinde stok hemen geri eklenir (Hepsiburada'dan onay beklenmez). Çift iade olmaması için sistem bir bayrakla korunur.

İptal sebebi olarak yalnızca "Ürün tedarik edilemiyor / stokta yok" seçeneği vardır. Bu işlem yalnızca admin yetkisiyle yapılır.

Sıkça Sorulan Sorular

---

Hepsiburada sipariş yönetimi özetle: sipariş otomatik gelir, stok otomatik düşer; sen sırayla "Paketi Hazırla" → "Fatura Gönder" → "Kargoya Ver" adımlarını tamamlarsın. Gerisini Hepsiburada halleder. İki şeye dikkat et: terminini kaçırma ve ceza riski olan iptalden uzak dur.

Sonraki adım: satışlar artıp diğer pazaryerlerine (Trendyol, N11) genişlemek istediğinde Ventegre'nin çok kanallı yönetimi nasıl kolaylaştırdığını öğrenmek. Onu da blogda anlatıyor olacağız.